Fortalecer y mantener motivado al equipo de trabajo

mayo 12, 2020

Cuando decidimos crear empresa, siempre soñamos con un negocio con muchos colaboradores y oficinas gigantescas. Imaginamos una empresa próspera, que aportará a la sociedad, generará empleo y logrará la realización de los sueños de muchas personas. No obstante, la presente situación pone en riesgo estos sueños y muchos empresarios no saben qué hacer ni qué decisiones tomar.

Cuando decidimos crear empresa, siempre soñamos con un negocio con muchos colaboradores y oficinas gigantescas. Imaginamos una empresa próspera, que aportará a la sociedad, generará empleo y logrará la realización de los sueños de muchas personas. No obstante, la presente situación pone en riesgo estos sueños y muchos empresarios no saben qué hacer ni qué decisiones tomar. Es así que las crisis, se convierten en oportunidades para reinventar los negocios e identificar necesidades antes inimaginables. En consecuencia, un aspecto que requiere especial atención en la coyuntura es la forma cómo gestionamos nuestros equipos de trabajo.

En este sentido, para adaptarnos y superar los desafíos emergentes, se requiere contar con buena información y además; tomar las mejores decisiones. Por ello, CrezGO ha preparado para ti este documento.  Leer la totalidad del texto les tomará máximo 8 minutos.

A continuación, presentamos una serie de recomendaciones para actuar de manera rápida, mitigar el impacto de la crisis en los colaboradores de nuestros equipos de trabajo y adoptar las mejores estrategias para fortalecer y mantener la armonía de nuestros equipos de trabajo. Para lograr el propósito, es importante resolver las siguientes inquietudes:

 

1. ¿Qué opciones tenemos para nuestros colaboradores en este momento?

a. ¿Qué debe hacer el líder para gestionar el capital humano cuando se trabaja desde la casa?

b. ¿Cómo adelantar el trabajo desde la casa?

c. ¿Qué esquemas contempla la regulación colombiana?

2. ¿Qué hacer durante la crisis con la motivación de los colaboradores?

a. ¿Qué estrategias de comunicación adoptar?

b. ¿Cómo sobrellevar el aislamiento?

3. ¿Cómo preparar a nuestros colaboradores para la post-crisis?

 

A continuación, respondemos cada una de estas preguntas.

 

1. ¿Qué opciones tenemos para nuestros colaboradores en este momento?

a. ¿Qué debe hacer el líder para gestionar el capital humano cuando se trabaja desde la casa?

Para los líderes de las organizaciones gestionar el capital humano en el contexto de crisis es un desafío. No obstante, la clave es adoptar una actitud que promueva la flexibilidad, confianza y empatía y además, permita clarificar las metas del equipo, nivelar las expectativas y hacer seguimiento.

A continuación, se emiten 3 recomendaciones sobre cómo adoptar esta nueva actitud:

 

Genera confianza en el equipo mediante…

    • La comunicación sobre la situación de la empresa. La comunicación implica transparencia, por ende, es importante comunicar de manera periódica a los colaboradores la situación que enfrenta la organización en materia financiera.
    • Las decisiones tomadas por el órgano directivo. La comunicación periódica sobre las decisiones que adopte el órgano directivo en cualquier aspecto que afecte el negocio y su equipo permitirá a los colaboradores entender y apropiar más rápidamente las directrices.
    • La permanencia en la organización. Todos los colaboradores en tiempos de crisis piensan en la posibilidad de quedarse sin trabajo. Envíen mensajes en los que manifiesten que cada equipo es vital para afrontar la crisis. Sean auténticos y honestos en todo momento.
    • Su capacidad para enfrentar retos y superarlos. En tiempos de crisis es importante reforzar la autoestima de los colaboradores. Envíen mensajes resaltando las capacidades y habilidades individuales y grupales es clave.
    • El cumplimiento de las metas. En tiempos de crisis el equipo puede:

1. Deja claras las metas sobre…

    • Ventas y servicio al cliente. Cómo se van a manejar estos procesos
    • Producción. Cuánto se va a producir.
    • Finanzas. En qué se a priorizar.

2. Genera empatía con tus colaboradores, es decir, ponte en su lugar para entender…

    • Su preocupación frente al COVID-19.
    • Su preocupación frente a la posible terminación de su contrato
    • Su preocupación frente al cumplimiento de las metas.
    • Su preocupación frente a la dificultad en las comunicaciones.
    • Su entorno durante el aislamiento en casa.

3. Ser flexibles frente a lo siguiente…

    • Tiempos de entrega de los resultados. Si el compromiso no se cumple a la hora indicada, es posible ofrecer unos minutos adicionales. Ten presente que hay muchos que tienes a sus hijos y padres en la casa.
    • Horarios de comunicación o reunión. Si la hora de la reunión no se cumple, es posible iniciar unos minutos después, cuando todos los miembros del equipo se hayan podido conectar o hayan podido contestar la llamada.
    • Llamados de atención frente a errores o dificultades en la elaboración del producto, prestación del servicio, cumplimiento de los resultados o atención al cliente.  Todos estamos aprendiendo. Cometeremos errores. Resaltemos lo positivo  y retroalimentemos.

Deja claras las expectativas de tu equipo sobre …

    • Tiempo de contratación
    • Horarios de trabajo
    • Vacaciones
    • Remuneración
    • Condiciones de trabajo en casa

b. ¿Cómo adelantar el trabajo desde casa?

Sugerimos varios aspectos sobre cómo adelantar el trabajo desde casa. A pesar de que esta contingencia no fue planeada, a continuación, se emiten una serie de recomendaciones para promover la productividad cuando se trabaja desde la casa:

    • Realizar reuniones al inicio o final del día con el equipo de trabajo para establecer planes y objetivos diarios y semanales. Las reuniones se pueden hacer por Whatsapp, Google (hangouts), Skype, Microsoft teams o Zoom. Todos los esquemas son Ten presente que la seguridad se convierte en un aspecto importante considerando la información privilegiada y confidencial que puedes manejar. Utiliza canales institucionales y que estén autorizados por tu empresa.
    • Priorizar las actividades diarias para no malgastar tiempo. Los minutos cuentan, por ende, debes planear y clasificar las actividades entre urgentes e importantes. Utiliza agenda o calendario y anota todas las actividades a Ten presente que debes hacer actividades de tu casa dentro del calendario planeado.
    • Organizar el espacio de Mantén tu espacio de trabajo limpio y ojalá alejado de ruido y distracciones.
    • Iniciar y terminar la jornada laboral en los mismos horarios que antes. Es importante que también compartas tiempo con tus seres queridos. Utiliza el espacio después del trabajo para hacer lo que más te
    • Tomar descansos de 15 minutos cada 2 horas. Esto permitirá despejar la mente y permitirá volver al trabajo

c. ¿Qué esquemas contempla la regulación colombiana?

Este capítulo se desarrolló en asocio con Gestión Compartida, firma asesora de riesgos legales y organizacionales. Sobre los esquemas de trabajo flexible, es importante que sepas que el trabajo en casa es una medida excepcional que se ha sido autorizada por el gobierno nacional, que no es equivalente al teletrabajo regulado por la Ley 1221 de 2008. En este sentido, el cumplimiento de lo estipulado en dicha regulación no aplica bajo la modalidad de trabajo de casa.

Así mismo, es importante conocer todos los esquemas de trabajo flexible contemplados en la regulación de nuestro país para saber cómo aplicarlos. A continuación, se resumen estas modalidades:

Modalidad¿Qué considera?
TeletrabajoDesempeñar las actividades del trabajo utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación para mantener el contacto entre el empleador y el empleado. Es importante, aclarar que la Ley 1221 de 2008 y su Decreto Reglamentario 0884 de 2012 no cobijan este mecanismo de trabajo y que el gobierno autorizo a causa de la coyuntura actual.
Jornada laboral flexibleEs un mecanismo amparado por la ley colombiana en la cual se pueden tener jornadas de mínimo 4 horas y máximo 10 horas (contemplando las 48 horas semanales), sin que la variación de
Vacaciones anuales, anticipadas y colectivasLas vacaciones son el derecho de todo trabajador a suspender temporalmente sus obligaciones durante un periodo determinado.
Salario servicioContinuar el pago del salario sin que el colaborador(a) preste el servicio.
Permisos no remuneradosConceder al colaborador(a) un permiso sin remuneración.
Suspensión del contrato de trabajo y despidos colectivosEl Ministerio de trabajo el 18 de marzo definió que sólo podrán interrumpir contrato las empresas que cuenten con el aval del Ministerio. El 19 de marzo de 2020, la Circular 022 informó que a la fecha el Ministerio no había autorizado despidos colectivos
AprendicesEsquemas reglamentados por el Acuerdo 15 del 2003 del SENA. Implica la posibilidad de suspender el contrato, pero prorrogar su ejecución en el tiempo.

2. ¿Qué hacer durante la crisis con la motivación de nuestros colaboradores?

 

Para mantener la motivación de los colaboradores se recomiendan las siguientes estrategias:

Estrategia¿De qué se trata?
Desarrollar habilidades de los colaboradores a través de programas en línea gratuitos y de alta calidadEs importante mantener a nuestro personal motivado y con herramientas que lo apoyen en su gestión empresarial desde casa. Es así, que varias plataformas y negocios han puesto a su disposición herramientas gratuitas de capacitación como Ubits- Innpulsa, Coursera, Yale and Harvard University, entre otras.
Promover la lectura como actividad de esparcimientoAsí mismo, las editoriales han puesto a disposición de los lectores libros de manera gratuita. A continuación, te sugerimos algunas editoriales: Editorial Planeta (selección limitada), Scribd (toda su oferta), Bookmate, Roca Editorial y Anagrama, entre otros.
Incentiva al equipo de trabajo para que adopte la lectura como un hábito propio y de la familia.
Promover la ejecución de actividades lúdicas en familia enfocadas en los niñosDurante la cuarentena, estaremos el 100% del tiempo con nuestros seres queridos. Debemos aprovechar el tiempo al máximo para realizar diversas actividades creativas que generen integración y que minimicen el stress.
Te sugerimos las siguientes actividades lúdicas:
- Colorear o pintar
- Escuchar la música que más les gusta y bailar
- Realizar un picnic en tu casa
- Reordenar y redecorar los espacios de la casa
- Escribir un blog
- Aprender un nuevo idioma
- Cocinar en familia.
Promueve espacios para que los colaboradores compartan con los seres queridos. Estos espacios los harán más felices y te lo agradecerán.

a. ¿Qué estrategias de comunicación adoptar?

Como se mencionó en el primer punto, establecer canales de comunicación permanentes y transparentes con el equipo de trabajo para informar las decisiones del órgano directivo de la empresa es una estrategia contundente para consolidar la confianza y alinear las expectativas.

En este contexto, para lograr una comunicación asertiva y efectiva recomendamos lo siguiente:

    • Planear los Antes de enviar el mensaje, escríbelo, léelo y revísalo hasta que te sientas a gusto. Muchas veces, creemos que somos asertivos y empáticos, pero el mensaje es entendido por el receptor de una forma totalmente diferente a lo planeado.
    • Pedir retroalimentación al equipo sobre la claridad del mensaje. Pregunta a los receptores del mensaje si lo entendieron, si éste fue claro y asertivo. Esto permitirá mejorar tu comunicación.
    • Ser concretos y claros. Envía mensajes con pocas palabras y de fácil entendimiento. No utilices palabras técnicas, ni expresiones muy
    • Escuchar a la audiencia. Es importante que des espacio para que tu audiencia participe en la conversación y aporte ideas. Seguro encontrarás ideas extraordinarias y de fácil implementación en la organización.
    • Juzgar ideas, no interlocutores. La relación entre los miembros del equipo de trabajo es profesional. No permitas que las emociones o malentendidos previos afecten la calidad de la comunicación.
    • Tener en cuenta la comunicación no verbal. En los mensajes orales, es importante considerar la postura y los El 90% de la comunicación es no verbal y la credibilidad y reacción positiva de la audiencia dependerá de tener una buena comunicación de este tipo.
    • Tomar decisiones con el equipo. En esta coyuntura agrupar y fortalecer al equipo es clave. Por tanto, es importante involucrar a todos los miembros en los procesos de toma de decisión.
    • Ser auténtico y hablar con la verdad. Comunica cómo te sientes. Expresar lo que sentimos desde el corazón con las personas con quienes trabajamos, construye confianza y cercanía.
  •  

b. ¿Cómo sobrellevar el aislamiento?

Para sobrellevar el aislamiento, recomendamos lo siguiente:

    • Mantener una actitud positiva. Toda crisis termina y nos debemos preparar para los retos y las oportunidades que el nuevo contexto nos traerá. Evitemos pensamientos catastróficos.
    • Definir metas alcanzables. Establece un plan diario con metas sencillas que puedas cumplir.
    • Desintoxícate de redes sociales. Filtra que redes que te aportan valor y sigue aquellos que den contenido de calidad. Las cadenas y contenidos falsos nos afectan a todos.

Nuestro aliado de negocio Satsangui está desarrollando un programa denominado #volveracasa para darnos consejos sobre cómo conectarnos con nosotros mismos y estar al servicio de los demás. Cuida tu salud mental y la de tus seres queridos.

3. ¿Cómo preparar a los colaboradores para la post-crisis?

Es importante preparar a tu equipo de trabajo para afrontar el periodo post-crisis. De acuerdo con expertos, entre las competencias más importantes que requerirán los profesionales para afrontar el mundo laboral después de la crisis son las siguientes:

    • Habilidad para sobrellevar el fracaso. A futuro es posible que vengan más crisis con mayor profundidad. Las personas deben aprender a recuperarse cada vez más rápido del fracaso.
    • Apertura al cambio. En el futuro, el escenario laboral y el mercado se caracterizarán por la volatilidad. Debemos estar abiertos a nuevas formas de pensar y Debemos desaprender y aprender a aprender.
    • Reinvención. Debemos aprender a empezar de cero, haciendo cosas nuevas o Así mismo, debemos revisar lo que sabemos hacer y validar cómo explorar nuevas disciplinas que antes ni nos imaginábamos.
    • Debemos desarrollar la capacidad para diferenciarnos de un grupo, conocer nuestras debilidades, controlar nuestras emociones, motivar, generar empatía, establecer relaciones, lograr legitimidad y resultados.
    • Debemos aprender a ser independientes, tener iniciativa y apropiación.

Recuerden que, si compartimos nuestro conocimiento y experiencia, todos tendremos mejores resultados. Por favor, cuéntenos qué medidas implementaron y qué resultados obtuvieron.

¡Todos sus aportes serán bienvenidos!

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