Cuidar el flujo de caja

junio 4, 2020

Las crisis afectan directamente la liquidez de las empresas. Con las crisis se reducen las ventas, hasta el punto en el cual no hay dinero suficiente para cubrir los costos fijos y operar los negocios. El año 2020 será un año de sobrevivencia, por ello debemos tomar las mejores decisiones en los momentos más oportunos. Leer el presente artículo te tomará máximo 6 minutos.

Las crisis afectan directamente la liquidez de las empresas. Con las crisis se reducen las ventas, hasta el punto en el cual no hay dinero suficiente para cubrir los costos fijos y operar los negocios.  El año 2020 será un año de sobrevivencia, por ello debemos tomar las mejores decisiones en los momentos más oportunos. Leer el presente artículo te tomará máximo 6 minutos.

En este contexto, crezGO realiza las siguientes 12 recomendaciones:

1

Cuiden al máximo el flujo de caja. En este momento es muy importante analizar la pertinencia de cada peso que vayan a gastar. Las empresas sobreviven con el dinero que tienen en su caja, por ello denle máxima prioridad a estos análisis.

2

Conozcan muy bien los gastos fijos del negocio. En este periodo de crisis resulta necesario saber cómo garantizar los gastos fijos para no tener inconvenientes en la operación. Así mismo, es conveniente monitorearlos y reducirlos al máximo para poder sobrevivir. Es importante en estos periodos, tomar decisiones basados en los intereses generales que en los particulares.

3

Si hay facturas que los clientes no les hayan pagado (crédito) y ellos cuentan con una provisión de dinero para pagarlas, ofrézcanles a sus clientes descuentos por pronto pago. Enfóquense en las facturas de mayor cuantía que tengan alto impacto en el flujo de caja. Es mejor garantizar una porción de esos ingresos que a no recibir nada. Teniendo en cuenta que las condiciones de las empresas han cambiado, revisen cada una de las ventas que están realizando y garanticen que sus clientes tengan la posibilidad de pagarles. En estos momentos, es más importante recaudar el dinero de productos y servicios vendidos; que vender a plazos sin la certeza de recibir el dinero. Les recomendamos revisar las estrategias de precio y de pago de contado.

4

Si deben dinero a entidades financieras aprovechen las opciones y beneficios que están ofreciendo el gobierno y las entidades financieras; revisen si es posible correr los pagos de la deuda a través de refinanciación (negociar nuevos plazos e intereses), periodos de gracia y/o aplazamiento de obligaciones. El banco estará abierto a extender la deuda y modificar el interés si ustedes demuestran que tienen toda la intención de pagar su crédito. Enfóquense en las deudas cuyas cuotas mensuales sean más altas y afecten considerablemente su flujo de caja. Las opciones que los bancos ofrecen deben analizarlas una a una y validar si el flujo de caja futuro de la compañía tiene la posibilidad de pagarlas y que los recursos que soliciten sean invertidos en procesos que generen ingresos en el futuro o preserven la estabilidad de su empresa. Para mayor información, consultar la Circular Externa 007 de 2020 de la Superfinanciera o  https://www.superfinanciera.gov.co/jsp/10103421 y páginas web de los bancos privados y de economía mixta.

5

  1. Para el pago a los proveedores recomendamos dos alternativas inmediatas:
    • Si cuentan con el dinero, negocien un descuento por pago anticipado.
    • Si no cuentan con el dinero, extiendan la fecha de vencimiento de las facturas lo máximo posible con el compromiso de pagar un porcentaje mayor al inicialmente acordado, sino es necesario pagar un porcentaje adicional mucho mejor. Recuerden, lo más importante es contar con dinero para operar en este momento y sostener el negocio. En el mediano plazo, lo más probable es que puedan conseguir el dinero para el pago de ese porcentaje no pagado acordado a través de ventas futuras.

 Tengan presente que la comunicación y la transparencia con cada uno de sus proveedores será clave para el sostenimiento del negocio. La reputación que han creado como empresarios se ha construido con años de esfuerzo y dedicación, pero se puede perder en un minuto. Considerando que los precios de sus materias primas pueden subir en el futuro, garanticen que los precios negociados con proveedores se sostengan o si cuentan con los recursos, compren un stock de inventario y negocien un descuento.

6

  1. Si van a realizar inversiones, analicen su urgencia y pertinencia; en caso de tener el dinero disponible, revisen las condiciones de pago de contado y busquen descuentos por pago anticipado. Tengan presente que toda inversión cuente con un periodo y porcentaje de retorno.

7

  1. Revisen qué opciones tienen de endeudamiento a corto plazo. Si deciden tomar un crédito en caso de que no cuenten con los recursos para suplir el gasto fijo mensual, tengan presente que deberán pagarlo en el futuro. Es relevante activar créditos rotativos o de tesorería. Importante revisar las opciones que las entidades financieras están ofreciendo bajo esta coyuntura y analizar si con el flujo de caja futuro es posible pagarlo.

8

 

Si deben pagar impuestos, es importante estar consultando las comunicaciones de la DIAN y decretos emitidos por el gobierno. Actualmente, la “Defensoría del Contribuyente y Usuario Aduanero” solicitó modificar el calendario tributario. Para cada una de las obligaciones y/o tipos de contribuyentes, a la fecha se han tomado las siguientes medidas:

  • Presentación de impuesto de renta para grandes contribuyentes entre el 14 y 27 de abril y para personas jurídicas entre el 14 y 12 de mayo de 2020.
  • Para grandes contribuyentes: pago de primera cuota de renta hasta 31/07/2020 y segunda cuota hasta el 31/08/2020. Aplica para sectores específicos y no cambian fechas de presentación, sólo de pago.
  • Para personas jurídicas las fechas para el pago del impuesto de renta son: primera cuota hasta el 31/07/2020, segunda cuota hasta el 31/08/2020. Aplica para sectores específicos y no cambian fechas de presentación, sólo de pago.
  • Para las empresas que no estén dentro de los sectores específicos definidos por el gobierno; el pago de la primera cuota de impuesto de renta se postergó una semana e inicia desde el 21/04/2020 hasta el 05/05/2020. Decreto 435 de marzo 19 de 2020 y Decreto 520 de 2020. Es importante revisar el decreto para conocer fecha exacta de pago.
  • Para el pago de IVA en el segundo bimestre de 2020 y primer cuatrimestre de 2020, habrá plazo para pagar hasta el 30/06/2020. Las fechas de presentación no cambian.
  • Para los activos en el exterior, la normalización tributaria inicia el 01/06/2020.
  • Para régimen de tributación simple:
    • Enero-febrero de 2020: entre el 5 y el 18 de mayo 2020
    • Marzo-abril de 2020: entre el 9 y el 24 de junio 2020
    • Mayo-junio de 2020: entre el 7 y el 21 de julio de 2020
    • Julio-agosto de 2020: entre el 8 y el 21 de septiembre de 2020
    • Septiembre-octubre de 2020: entre el 10 y el 24 de noviembre de 2020
    • Noviembre-diciembre de 2020: entre el 13 y el 26 de enero de 2021
  • Aplazamiento de la renovación de la matrícula mercantil (julio 2020) y del Registro Único de Proponentes. Decreto 434 de 19 de marzo de 2020.
  • Compensación de IVA población vulnerable. Decreto 419 de 18 de marzo de 2020
  • Decreto 436 de marzo 19 de 2020: medidas aduaneras transitorias en relación con usuarios permanentes y usuarios altamente exportadores. Suspensiones de las medidas hasta el 31/05/2020.
  • Resolución 22 de la Dian: suspensión de términos de procesos y actuaciones administrativas en materia cambiaria, aduanera y tributaria.
  • Resolución 27 del 25/03/2020 de la Dian. Se corren los plazos para la presentación de la información exógena de 2019. Grandes contribuyentes a partir del 15/05/2020 y personas jurídicas y naturales a partir del 01/06/2020. Es importante revisar las fechas exactas en la resolución.
  • Suspensión de parafiscales (ICBF, SENA y Cajas de compensación). Decreto en proceso de firma
  • Alivio para contratistas, empleados (75% empleador y 25% empleado) e independientes (100%), pasa del 16% al 3% del aporte. Decreto 558 de abril 15 de 2020.
  • Importante consultar las páginas web y call centers de las entidades financieras para poder acceder a los beneficios en aplazamiento de pagos, obtención de periodos de gracia o refinanciación de deuda. Al final del documento hemos preparado un resumen de los principales alivios establecido por el gobierno nacional.

9

Revaliden la planificación financiera. Para ello, basados en la revisión del flujo de caja, actualicen el presupuesto 2020 (tengan muy presente que el presupuesto realizado previamente ya no aplica y es probable que la actualización que hicieron en marzo tampoco aplique), priorizando el estado de resultados (ingresos o egresos), los saldos de balance general en el corto plazo (capital de trabajo) y el flujo de caja (recuerden la liquidez será la que sostendrá sus negocios). Las metas van a cambiar en el corto y mediano plazo y por tanto es clave ajustar la planificación financiera. En este contexto planteen dos escenarios:

 

  • Escenario 1 Moderado: para su planificación y con base en su experiencia, es importante considerar todas las variables que creen que van a incidir en el desempeño del negocio en este periodo hasta final de año. La idea es que hagan una planificación conservadora. Por ejemplo, en mayo se estabiliza la situación, las ventas se recuperan en el 50% desde junio, en enero 2020 el negocio se recupera al 80% y además, se accederá a los beneficios otorgados por el Gobierno.

 

  • Escenario 2 Pesimista: para su planificación y con base en su experiencia, es importante considerar el escenario más complejo que puedan imaginar para su negocio. Por ejemplo, su negocio no puede operar hasta agosto de 2020 y desde octubre recupera el 50% de las ventas.
  1. Para cada uno de los escenarios de planificación, resulta necesario analizar los siguientes elementos:
    • Ventas
    • Costo de los productos
    • Gastos fijos actuales
    • Capital de trabajo (Cuentas por cobrar, inventario y cuentas por pagar)
    • Inversiones (Si aplica)
    • Financiamiento (Endeudamiento con entidades financieras, familia o terceros)

     

  2. Recuerden que el flujo de caja es lo más importante y es la base para la toma de decisiones en situaciones extremas.

 

10

Si la empresa depende del mercado cambiario, establezcan si es posible realizar una cobertura financiera para mitigar este riesgo. Les sugerimos tres alternativas para minimizar el riesgo de la variación del dólar:

  • Correr o extender los pagos en dólares;
  • Definir el tipo de cambio exacto para pagar las obligaciones a través del mercado de derivados (forward- opciones);
  • Convertir la deuda de dólares a pesos a través de un swap.

 

Establecer estas estrategias no es tarea fácil en estos momentos, la sugerencia sería la de aplazar los pagos en moneda extranjero lo máximo posible o negociar una tasa de cambio que le convenga a las partes (comprador y vendedor). Sin embargo, existen entidades financieras eficientes en la gestión de estas coberturas y posiblemente les van a ofrecer soluciones acordes a la situación actual.

Asimismo, evalúen si los insumos utilizados en sus procesos productivos son importados. Con la variación del dólar e inestabilidad en la economía mundial, lo más probable es que todos los precios se incrementen. Por esta razón, es importante garantizar estabilidad en los precios y negociaciones futuras.

11

  1. En estos momentos, pensar que la salud y en la integridad de las personas es prioridad, por ende nuestros equipos de trabajo y sus familias también. Desde crezGO, sugerimos mantener el empleo hasta donde más alcancemos como empresas. El día que decidimos iniciar un negocio estamos seguros que todos soñamos en generar y generar empleo.

No obstante, varios sectores antes de esta coyuntura estaban pasando por momentos difíciles, es así qué tenemos algunas sugerencias de cómo proteger los costos fijos y así lograr mantener el pago de nómina de sus negocios como:

  • Conversa abiertamente de la situación con todos tus colaboradores y revisa con ellos si es posible que un porcentaje del salario se pueda pagar a final de año.
  • Anticipa vacaciones de común acuerdo.
  • Está muy pendiente de los alivios que establecerá el gobierno y aplica a ellos.
  • Distribuye tareas nuevas a tus colaboradores para cautivar ventas futuras.
  • Nuevamente, valida tu flujo de caja proyectado considerando la disminución de las ventas por esta coyuntura.

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La economía colaborativa se establece como una oportunidad para maximizar la salida de dinero. Te sugerimos establecer intercambios de tus productos o servicios por productos o servicios nuestros proveedores, así evitarás salidas de dinero y colaborarás entre empresas e individuos. Utilicen activos (maquinaría, equipos, herramientas, espacios físicos o bienes inmuebles) que tengan disponibles para compartir su uso con quienes lo necesiten y revisen quien podría pagar por ello.

En resumen, éstas doce medidas permitirán en términos de dinero, acelerar las entradas y retrasar las salidas, protegiendo la liquidez del negocio. Además, facilitarán la sostenibilidad del negocio durante y después la crisis actual.

Recuerden que, si compartimos nuestro conocimiento y experiencia, todos tendremos mejores resultados. Por favor, cuéntenos ¿qué medidas implementaron y qué resultados obtuvieron? a hey@crezgo.com.co.

¡Todos sus aportes serán bienvenidos!   

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